Doel van de functie
Het verzamelen, vastleggen en verwerken van ingediende subsidieaanvragen en het verrichten van administratieve en secretariële ondersteuning van de interne organisatie.

Resultaatgebieden

Organisatorisch voorbereiden en begeleiden van de adviesprocedures

• Het in ontvangst nemen en controleren van subsidieaanvragen.
• Het complementeren van subsidieaanvragen (voorzien van eerdere stukken, nummeren en opbergen van originelen).
• Het aanmaken van info’s met basisgegevens.
• Het bewaken van het tijdig aanvullen en actualiseren van info’s.
• Het verspreiden van info’s voor de vergaderingen.
• Het opstellen van viewingschema’s voor leden adviescommissies.
• Het faciliteren van adviescommissievergaderingen.
• Het, aan de hand van de agenda, aanmaken van complete sets vergaderstukken voor het bestuur.
• Het, na afhandeling van de aanvraag, verzorgen van de afhandeling van de gegevens in de daarvoor aangewezen dossiers en bestanden en het retourneren van dvd’s.
• Het versturen van kopieën van besluiten naar leden adviescommissie.

Resultaat: Subsidieaanvragen zijn correct in behandeling genomen, adviezen kunnen tijdig worden uitgebracht, vergaderstukken zijn correct verspreid en gegevens zijn correct terechtgekomen in dossiers en bestanden.

Administratieve en secretariële ondersteuning senior stafmedewerkers

• Het beheren van de agenda’s van de senior stafmedewerkers.
• Het bieden van administratieve en procedurele ondersteuning ten aanzien van de werkzaamheden van de senior stafmedewerkers en de adviescommissies.
• Het verzorgen van standaardcorrespondentie.

Resultaat: de werkprocesssen van de senior stafmedewerkers zijn gefaciliteerd, zodanig dat deze adequaat verlopen en de juiste gegevens beschikbaar zijn.

Administratieve en secretariële ondersteuning interne organisatie

• Het verrichten van diverse ondersteunende werkzaamheden (mensen ontvangen, postverzending regelen, huishoudelijke werkzaamheden, etc.)
• Het verrichten van archiefwerkzaamheden waaronder het registreren, opbergen en opzoeken van stukken.
• Het, in voorkomende gevallen, vervangen van collega secretaresses.

Resultaat: algemene werkprocessen zijn gefaciliteerd, zodanig dat deze adequaat verlopen.

Informatie verstrekken:

Het helder krijgen van verzoeken van bellers en bezoekers. Het door informatieverstrekking of verwijzing beantwoorden van vragen.
Resultaat: informatie verstrekt, zodanig dat betrokkenen goed geïnformeerd worden en de andere medewerkers van het bureau zo min mogelijk belast worden.

Niveautypering
Uitvoerende secretariële functie. De functie kent aspecten van administratieve ondersteuning, bewaken van procedures en organiseren. In de functie moet geschakeld worden tussen de diverse taken wat een zekere mate van oplettendheid vraagt evenals bij de controlerende taken. Vereiste kennis ligt op MBO werk- en denkniveau.

Functionaris is vrij om binnen het kader van deadlines, opgestelde procedures en aanwijzingen van de interne opdrachtgevers, de eigen tijd in te delen. De te halen deadlines kunnen voor tijdsdruk zorgen.

Er zijn interne contacten met de direct leidinggevende, de collega’s voor wie de taken moeten worden uitgevoerd en de collega secretaresses.  Externe contacten met leden adviescommissies (planning en informeren) en klanten van het stimuleringsfonds (informatieverstrekking) .Voor zowel de interne als de externe contacten is een dienstverlenende instelling noodzakelijk evenals mondelinge communicatieve vaardigheden. Eventuele fouten en onzorgvuldigheden in het werk kunnen leiden tot interne irritaties en inefficiëntie bij de uitvoering van het werk. Kans op tijdig ontdekken van eventuele fouten is reëel gezien het directe toezicht van interne opdrachtgevers. Integriteit is vereist bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens

Kennis en ervaring

• Kennis van administratieve- en secretariële- ondersteuning op MBO-niveau.
• Aantoonbare computervaardigheden (office).
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Enige jaren werkervaring in een secretariële functie met een accent op planning en organisatie werkzaamheden.

Specifieke functiekenmerken

• Organisatorische vaardigheden voor het organiseren van adviesprocedures.
• Ordelijkheid en nauwkeurigheid voor het registreren, muteren en archiveren van gegevens.
• Flexibele houding en stressbestendigheid om onder tijdsdruk te kunnen werken.
• Communicatieve vaardigheden voor het afhandelen van telefoongesprekken.
• Integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens.
• Affiniteit met het werkgebied van het Mediafonds.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.

Het salaris wordt vastgesteld overeenkomstig schaal 5 van het BBRA (bij 36 uur van € 1.782,- bij drie jaar werkervaring tot € 2.276,- bij twaalf jaar werkervaring), met goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een dertiende maand en 11 ATV-dagen.

Het contract is in eerste instantie voor een jaar, met de intentie dit bij goed functioneren om te zetten in een contract voor onbepaalde tijd.

Schriftelijke sollicitaties tot 4 januari 2011 per e-mail: steven.huismans@mediafonds.nl