Procedure

Subsidieverzoeken kunnen afhankelijk van het soort subsidie op bepaalde data worden ingediend. Dat dient te gebeuren op een aanvraagformulier volgens een daarbij behorende handleiding. In de regel neemt het bestuur van het fonds binnen twee maanden na indiening een besluit na advies te hebben ingewonnen van een adviescommissie. Per soort projecten is er een budget voor het betreffende jaar, dat soms wordt verdeeld over de verschillende subsidieronden.

Wordt een aanvraag afgewezen op inhoudelijke gronden dan wordt een nieuw verzoek voor hetzelfde project niet meer in behandeling genomen. Was de afwijzing om budgettaire redenen dan kan het project nog éénmaal worden ingediend. Toekenningen zijn voorwaardelijk. Definitieve vaststelling van het subsidie vindt plaats nadat de eindafrekening is goedgekeurd. Tegen besluiten kan binnen zes weken bezwaar worden gemaakt bij het bestuur. Na toekenning wordt een overeenkomst gesloten waarbij de aanvrager zich verbindt aan de algemene voorwaarden en eventuele bijzondere verplichtingen.

Tevens staan daarin de (in de regel drie) termijnen waarin de subsidie wordt bevoorschot cq. afgerekend. Wordt het project gecoproduceerd met een derde, dan controleert het Mediafonds vooraf of het met die derde gesloten contract geen strijd oplevert met de voorwaarden en verplichtingen.